Menjaga agar dapat selalu terorganisir di kantor kadang cukup menantang. Mulai dari banyaknya tumpukan berkas di meja, perkakas kerja yang berantakan, sampai catatan meeting yang seharusnya ada di dekat laptop Anda tapi kini entah ada di mana.
Tempat kerja yang berantakan jika dibiarkan dapat menjadi penyebab stres. Apabila Anda sudah stres, maka Anda akan menjadi sulit untuk fokus dan produktif bahkan bisa mengganggu hubungan pribadi Anda bersama orang yang Anda cintai. Sementara di sisi lain apabila Anda selalu terorganisir di kantor maka Anda akan lebih mudah menyelesaikan pekerjaan, lebih efisien dan tangkas.
Tetapi jujur deh, seringkali di tengah lingkungan kerja yang sangat fast-paced, surel tidak pernah berhenti berdatangan dan seluruh kebutuhan pekerjaan yang harus dipenuhi bisa jadi kondisi berantakan akan sulit Anda hindari. Jika itu yang Anda rasakan, baik Anda sebagai pemilik bisnis, staf bagian manajemen, supervisor atau lainnya, tenang karena selalu ada solusi.
Yuk simak 5 tips di bawah ini:
1. Bersihkan Kantor Anda
Langkah pertama yang sangat penting sebelum Anda mulai mengorganisir ulang tempat kerja Anda adalah dengan membersihkan tempat kerja Anda. Amati setiap sudut tempat kerja yang selama ini bisa jadi Anda abaikan begitu saja namun justru menjadi tempat ‘buangan’ berkas yang akhirnya mengganggu.
Buang seluruh benda yang tidak pernah Anda sentuh dalam hitungan bulan. Baik itu kertas, kabel-kabel yang sudah tidak dapat digunakan lagi, makanan, dan lain sebagainya. Apabila Anda memiliki satu jenis benda yang sama dalam jumlah banyak seperti mug, tempat pulpen, atau apapun sebaiknya Anda hibahkan saja kepada rekan kerja Anda.
2. Tetapkan Zona Kerja
Cara terbaik agar Anda selalu terorganisir di kantor yaitu dengan menetapkan zona kerja. Setidaknya ada tiga area berbeda yang harus Anda miliki di tempat kerja Anda. Pertama, zona kerja primer atau utama (meja dan komputer), area untuk menaruh referensi (di sini adalah lokasi tepat untuk menyimpan binder atau arsip) dan area supply (berisi lemari dan rak).
Begitu Anda menentukan ketiga zona ini, maka langkah berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah dengan menempatkan seluruh perkakas kerja ke lokasi semestinya kemudian berikan label. Gunakan wadah penyimpanan kecil untuk menaruh berbagai perkakas berukuran mungil namun penting seperti pulpen, klip, pensil, penghapus dan sejenisnya.
Jika memungkinkan, tetapkan satu area yang bisa Anda gunakan sebagai landing pad. Pada bagian ini Anda bisa meletakkan barang-barang random namun pastikan tidak menyimpannya di luar dari bagian landing pad. Dengan begitu bahkan untuk aneka perkakas dan coretan asal sekalipun tetap memiliki wilayahnya sendiri.
3. Selalu Terorganisir di Kantor dengan Cara Menyortir Email
Terkadang mengurus email yang masuk bisa merepotkan. Menurut penelitian yang dilakukan oleh State of Work, mereka yang bekerja atau berurusan dengan data, analisis atau menjabat sebagai SDM kreatif rata-rata menerima email sebanyak 50-100 buah per hari. Bagaimana dengan Anda?
Ada cara untuk menyortir email agar pekerjaan Anda tidak terganggu karenanya. Cara terbaik yaitu dengan mengalokasikan 10-20 menit setiap harinya untuk menyeleksi mana saja email yang harus dihapus, dibalas atau diarsipkan. Letakkan pada folder-folder tertentu atau kategori agar mudah memisahkan surat elektronik yang ada.
Berikan label seperti bintang atau label prioritas tertentu untuk email penting sehingga Anda mudah membedakan mana yang harus ditangani segera dan mana saja yang bisa dibaca atau dibalas pada lain waktu.
4. Alokasi Waktu Anda Setiap Hari
Atur waktu Anda sedemikian rupa setiap harinya untuk mengatur kapan Anda akan mengerjakan sebuah tugas yang spesifik dan kapan ‘waktu tenang.’ Dengan begitu Anda akan bekerja lebih efektif hari demi hari. Cobalah buat perkiraan berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu. Karena bisa jadi tanpa Anda sadari, Anda terlalu banyak membuang waktu hanya untuk memeriksa email.
Gunakan buku catatan atau agenda supaya Anda lebih mudah mengelola waktu. Anda bisa juga menggunakan aplikasi pada gadget akan tetapi terkadang notifikasinya dapat mengganggu. Apapun pilihan Anda, semua kembali kepada diri Anda cara mana yang lebih cocok bagi Anda untuk mengelola waktu.
5. Mencatat Daftar Rencana Agar Selalu Terorganisir di Kantor
Menurut sebuah penelitian di dunia psikologi mengenai pencapaian tujuan atau to-do-list mengungkapkan bahwa goals atau tujuan yang belum tercapai dapat mengganggu agenda di masa depan. Akan tetapi dengan perencanaan yang baik Anda akan lebih mudah fokus pada tujuan Anda.
Luangkan waktu 15 menit sehari untuk mencatat apa saja daftar rencana (list) yang perlu Anda lakukan. Bedakan mana prioritas yang penting dan mana yang bisa diabaikan. Buat daftar-daftar ini di dalam buku planner atau kalender dalam bentuk fisik agar mudah dilihat dan dibaca.
Daftar to-do-list tersebut akan membantu Anda lebih mudah mengingat tugas, rapat dan agenda apa saja yang harus Anda lakukan.
Sebarkan Cara Anda Mengorganisir Pekerjaan Melalui Merchandise
Apakah Anda sudah menemukan cara terbaik untuk mengelola waktu saat bekerja? Jika ya, mengapa tidak Anda sebarkan lebih luas melalui merchandise? Misalnya Anda merasa buku agenda dan jam meja sangat efektif untuk mengelola jadwal pekerjaan Anda, segera cetak dalam jumlah banyak dan sebarkan kepada karyawan-karyawan Anda.
Apabila Anda melakukan itu, bukan saja Anda telah mempromosikan cara bekerja yang lebih efisien tapi juga brand Anda di mata karyawan. Mereka akan lebih puas dalam bekerja dan tentunya tidak segan mempromosikan betapa nyamannya bekerja di dalam perusahaan Anda kepada siapapun yang mereka temui.
Segera buat dan temukan merchandise yang membantu pekerjaan di kantor lebih terorganisir dan sebarkan ke seluruh karyawan, staf, mitra kerja atau konsumen Anda! Ada banyak pilihan merchandise fungsional yang dapat berfungsi sebagai perangkat untuk membuat pekerjaan lebih efisien dan menyenangkan.
Ingin tahu lebih lanjut? Yuk segera hubungi Grade Cipta!
